Automatizace HR procesů

Člověk může donekonečna pozorovat tři věci: jak teče voda, jak hoří oheň a jak za nás automatizované systémy odvádějí monotónní a rutinní práci. Právě tento nástroj umožňuje HR manažerům se neutopit  v horách administrativních a papírových povinností a soustředit se na rozvoj a podporu nejcennějšího aktiva firmy – jejích zaměstnanců.

Podle Workato se celková automatizace HR procesů jen za poslední rok zvýšila o 235 %. Firmy stále jasněji chápou, že implementace technologických řešení není o dalších příležitostech, ale o nutnosti. Pomáhají zjednodušit a optimalizovat různé procesy a tím zvýšit produktivitu celých oddělení.

Jaké HR procesy lze automatizovat?

V průměru stráví HR manažeři 35 % nebo 14 hodin pracovní doby týdně manuálně věcmi, které lze automatizovat.

Automatizací se rozumí implementace softwaru, jako jsou řešení HCM a platformy LMS, které pomáhají snižovat opakující se a časově náročné úkoly a organizovat data prostřednictvím jejich digitalizace.

Co je třeba optimalizovat?

Nábor

Automatizace náboru může zahrnovat následující aspekty:

• Automatické umisťování pracovních inzerátů na různé specializované platformy a stránky pro hledání práce.
• Analýza životopisů kandidátů a výběr těch, kteří splňují kritéria volné pozice pomocí chatbotů a umělé inteligence.
• Vedení databáze kandidátů a automatizovaný proces komunikace s uchazeči, kteří vstupují do jednotlivých fází výběru atd.

Například slavný řetězec restaurací rychlého občerstvení McDonald’s v mnoha zemích využívá mobilní aplikaci „McDonald’s Apply Thru“ pro automatizovaný proces podávání žádostí o zaměstnání a rychlý výběr kandidátů.

Nástup 

Softwarová řešení lze využít i ke zjednodušení a zkvalitnění procesu vítání nových zaměstnanců do firmy a jejich začlenění do organizační kultury a pracovního procesu.

• Vydávání automatického přístupu k informačním materiálům a zprávám pro nové zaměstnance.
• Připomenutí důležitých událostí a úkolů během onboardingu, které pomohou naplánovat proces.
• Automatizované průzkumy a shromažďování zpětné vazby od nových zaměstnanců za účelem vyhodnocení a zlepšení procesu přijímání zaměstnanců atd.

Personalistika

Mezi věci, které zjednodušují práci HR manažerů, patří např.

• Využití elektronických systémů pro evidenci pracovní doby
• Online plánování a koordinace dovolených a dnů volna zaměstnanců.
• Automatická evidence pracovní neschopnosti a sledování zdravotní historie zaměstnanců.
• Vytváření a aktualizace firemní struktury včetně informací o odděleních, pozicích a odpovědných osobách atd.

Podávání zpráv

V závislosti na požadavcích společnosti může automatizace pomoci analyzovat velké množství dat a  poskytovat jejich přehled ve formátu zpráv. Zde jsou některé možné indikátory:

• Sledování statistik adaptačních programů, efektivity školení.
• Zjištění, které zdroje náboru vedou k nejlepším výsledkům.
• Analýza personální fluktuace podle různých ukazatelů (divize, pohlaví, seniorita, pozice atd.).
• Využití dotazníků k měření spokojenosti a angažovanosti zaměstnanců s následnou analýzou výsledků.
• Použití analytických modelů k predikci budoucích personálních potřeb a vypracování náborové strategie.

Výhody automatizace HR procesů

• Efektivita a rychlost díky omezení manuálních rutinních operací.
• Minimalizace lidského faktoru a chyb v procesech, které vyžadují přesnost.
• Optimalizace zdrojů, protože personalisté získají čas na důležitější úkoly, jako je strategické plánování a personální rozvoj.
• Snížení množství papírování a administrativních úkonů.
• Přístup k přesným datům a analytikám pro lepší manažerská rozhodnutí.
• Zajištění efektivního náborového procesu a personálního řízení.
• Standardizace procesů. Všechny fáze HR procesů, jako je nábor, adaptace, školení, dovolené atd., probíhají v souladu s jasně definovanými normami, postupy a standardy.

Obecně lze říci, že automatizace řízení může zvýšit efektivitu firemních procesů, snížit rizika a zvýšit konkurenceschopnost firmy.